Los siete datos que le van a pedir para cotizar un flete
¿Qué información necesito para pedir una cotización de transporte?
Origen, destino, qué es la mercancía, cuánto pesa, cuánto ocupa, la medida de la pieza más grande y cuándo se necesita. Con esos siete datos cualquier transportista serio puede cotizar; sin peso ni medidas, lo que reciba será un rango, no un precio.
Por qué una cotización tarda o sale mal
El ida y vuelta de correos que retrasa una cotización casi siempre es el mismo: falta un dato que decide la unidad. Y una cotización hecha con supuestos se corrige en el andén, que es el peor lugar y el más caro para corregirla.
Estos son los siete, en el orden en que un asesor los usa.
1. Origen y 2. destino, con dirección
La ciudad basta para una primera cifra, pero la dirección cambia el precio: no es lo mismo un parque industrial con andén y montacargas que una calle sin acceso para un camión de 7.30 m.
Si sabe que en alguno de los dos extremos hay restricción de horario, de tamaño de unidad o de acceso, dígalo desde el primer correo. Es el dato que más veces convierte una cotización buena en un problema el día de la carga.
3. Qué es la mercancía
No hace falta una descripción técnica: «doce tarimas de refacciones», «un tablero eléctrico», «cinco motores» ya dice casi todo. De ahí sale si necesita caja cerrada o plataforma, si requiere maniobra especial y si entra en alguna clase de riesgo.
Si es material peligroso, dígalo de entrada y tenga a la mano la hoja de datos de seguridad. La clase de riesgo determina la unidad y la documentación, y no se puede resolver después.
4. Cuánto pesa y 5. cuánto ocupa
El peso total en kilogramos y el volumen total en metros cúbicos. Si no tiene el volumen, el número de tarimas y su altura de carga sirve igual, y muchas veces mejor.
«No lo sé» es una respuesta válida y honesta. Lo que no sirve es un número inventado: una cotización basada en un peso equivocado se rehace completa, y si la unidad ya salió, el costo lo paga alguien.
6. La medida de la pieza más grande
Largo, ancho y alto de la pieza individual más voluminosa. Es el dato que más se olvida y el que más veces obliga a cambiar de unidad.
Una sola pieza de 3 m de alto no entra en ninguna caja cerrada de la flota, cuyo interior máximo es de 2.70 m, aunque el peso total quepa de sobra en cualquiera. Esa pieza obliga a plataforma, donde la altura es libre.
7. Cuándo, y si se repite
La fecha aproximada de carga y, sobre todo, si es un envío único o un movimiento recurrente.
La diferencia no es administrativa. Un programa fijo de embarques se arma distinto —con unidad asignada, con ruta conocida y con retorno aprovechable— y se cotiza distinto. Si su embarque se repite, decirlo desde el principio cambia la conversación entera.
Lo que no le vamos a pedir
No hace falta que sepa qué unidad necesita. Ese es el trabajo del transportista, y si le piden que lo decida usted, algo va mal.
Tampoco hace falta que tenga las cifras al gramo. Un peso aproximado bien identificado como aproximado es infinitamente más útil que un peso exacto inventado.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué necesito para pedir una cotización de flete?
- Origen, destino, qué es la mercancía, peso total, volumen total, las medidas de la pieza más grande y la fecha aproximada. También conviene decir si es un envío único o recurrente.
- ¿Puedo cotizar sin saber el peso exacto?
- Sí. Un peso aproximado, identificado como aproximado, permite cotizar. Lo que no sirve es un número inventado: obliga a rehacer la cotización y, si la unidad ya salió, el costo lo paga alguien.
- ¿Por qué preguntan si el embarque se repite?
- Porque un programa fijo se arma distinto: con unidad asignada, ruta conocida y retorno aprovechable. Un servicio recurrente se cotiza de otra manera que un envío suelto.